Mamy 9666 aktualnych szkoleń oraz 5240 firm szkoleniowych. Dziś dodano 8 szkoleń.

Jak efektywnie zarządzać czasem w pracy?

Nie można go rozciągnąć, wydłużyć, zatrzymać, magazynować czy nabyć na życzenie kolejnych kilku minut, godzin lub dni. Czas, a raczej jego efektywne zarządzanie to kluczowy element nie tylko w realizowaniu codziennych obowiązków, ale przede wszystkim w pracy. Może nie jesteśmy w stanie zmienić jego biegu, ale możemy wpłynąć na zwiększenie własnej efektywności poprzez właściwe gospodarowanie czasem. Jak tego dokonać?

Ile razy znalazłeś się w sytuacji, w której powiedziałeś „gdyby tylko dzień miał 48 godzin"? Prawdą jest, że przy dzisiejszym tempie życia, rzadko zdarzają się przypadki, w których mielibyśmy wystarczająco dużo czasu, by wykonać wszystkie nasze obowiązki. Pamiętajmy jednak, że zawsze jest dość czasu, by zrobić to, co najważniejsze! Dobry plan to podstawa. Co powinno się na niego składać?

1. Określenie celu do zrealizowania
2. Efektywnie zaplanowane działania za pomocą narzędzi zarządzania czasem
3. Decyzje dotyczące priorytetów
4. Realizacja planu
5. Systematyczna kontrola

Naucz się planować

Punktem wyjścia efektywnego zarządzania czasem jest założenie celu. Następnie? Określenie planu jego realizacji. Regułą podstawową jest tzw. 60/40 - zgodnie z nią należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy - wspomniane 60%. Możesz je przeznaczyć na realizację zadań np. przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty dla klienta. Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne.

Oczywiście, w zależności od specyfiki pracy, jaką wykonujesz, proporcje 60 do 40 mogą ulec zmianie np. na 80 do 20 lub 50 do 50.

Istotną regułą jest także zasada Pareto, która zakłada, że źródłem większości osiąganych rezultatów jest bardzo mała część wysiłków. Zatem jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na działanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników.

Trzecia ważna zasada planowania to reguła Parkinsona, wychodząca z założenia, że każdy z nas ma tendencję do przedłużania działania. Po co? Abyśmy mogli we własnych oczach uchodzić za mistrzów zarządzania czasem. Przykładowo, jeżeli zaplanujesz, że zakupy będą trwały 2 godziny, to nawet, jeżeli w krótszym czasie kupisz wszystkie potrzebne produkty, będziesz przedłużać zakupy aż do momentu, kiedy miną 2 godziny.

Metody zarządzania czasem

Nie sposób w krótkich słowach dokładnie opisać wszystkich metod zarządzania czasem - w końcu tej tematyce poświęcone są całe szkolenia czy kursy online. Warto jednak, choć pokrótce, opisać kilka z nich.

Na pewno jednym z najskuteczniejszym sposobów zarządzania czasem jest metoda ABC opierająca się na regule Pareto. Jej głównym założeniem jest podział zadań według ważności w trzech krokach - po pierwsze należy stworzyć pisemną listę wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Po drugie - uporządkować listę wg zadań priorytetowych (podzielić na zadania typu A, B, C). Na przykład zadania A to bardzo ważne czynności, których nie możesz delegować innym osobom. Stanowią one około 15% wszystkich działań, jednak wpływają aż na 65% wydajności. Ostatnim krokiem jest zaplanowanie dnia pracy.

Kolejną metodą skutecznego zarządzania czasem jest matryca sformułowana przez amerykańskiego generała Eisenhowera. Zgodnie z nią priorytety wyznaczane są według dwóch kryteriów. Pierwsze to ważność, a drugie to pilność. W tej metodzie istotne jest także określenie innych zadań, m.in. ważnych i niepilnych czy pilnych, ale nieważnych - dzięki temu nasza wydajność skupia się na dokładnie zaplanowanych działaniach, których wykonanie jest newralgiczne dla naszej pracy.

Źródło: Na bazie kursu „Zarządzanie czasem" www.netakademia.pl (projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej)


Data publikacji: 2011-10-10
Strony: 1

Graj z filmem , Szkoła ucząca się. Łączenie dowodów i wyników badań z motywacją , Projekt Lifelong Learning - druga edycja., Znana jest już lista uczelni w programie "kierunki zamawiane", Edukacja zorientowana ku przyszłości ,