Mamy 9404 aktualnych szkoleń oraz 5250 firm szkoleniowych. Dziś dodano 0 szkoleń.

Szkolenie: Kurs: Profesjonalne zarządzanie sekretariatem

Kategoria: DOSKONALENIE ORGANIZACJI / Lean Thinking

Szkolenie zamknięte

Najedź kursorem na daną ikonkę aby dowiedzieć się więcej

Osoba kontaktowa:
Iwona Matysiak
tel.: 22 351 93 23
email: szkolenia@frdl.org.pl

  • Poleć znajomemu
  • Zadaj pytanie


Tytuł: Kurs: Profesjonalne zarządzanie sekretariatem
Kategoria: DOSKONALENIE ORGANIZACJI / Lean Thinking
Metodyka: Ćwiczenia
Wykłady
Opis: Praca osoby zatrudnionej w sekretariacie jednostki administracji publicznej wymaga dużego zaangażowania. Sekretariat to miejsce z jednej strony pierwszego kontaktu z klientem administracji, z drugiej strony to miejsce obsługi najwyższej kadry zarządzającej. Połączenie tych obszarów wymaga znakomitych umiejętności interpersonalnych, organizacyjnych, ale przede wszystkim wiedzy jak prawidłowo wykonywać zadania sekretariatu.

Korzyści:
- Wiedza z zakresu techniki biurowej i zarządzania sekretariatem przy uwzględnieniu Instrukcji Kancelaryjnej i JRWA.
- Wiedza i umiejętności z zakresu komunikacji w różnych aspektach działania sekretariatu (narady, spotkania, rozmowy telefoniczne, przekazywanie i zbieranie informacji współpracownikom i przełożonym).
- Umiejętność zarządzania czasem oraz działania w sytuacjach trudnych i stresujących.
- Wiedza z zasad savoir – vivre w administracji publicznej.
- Umiejętność budowania wizerunku przełożonego, jako kierownika jednostki.
Poziom zaawansowania : początkujący
Trenerzy: Prawnik, trener, ekspert FRDL, ukończyła Szkołę Trenerów Heuresis w Krakowie oraz studia podyplomowe w WSPiZ im. L. Koźmińskiego w Warszawie z zakresu Strategicznego Zarządzanie Zasobami Ludzkimi. Praktyk w zakresie administracji kadr oraz zarządzania zasobami ludzkimi w administracji publicznej i firmach prywatnych. Posiada doświadczenie na stanowisku kierowniczym w jednostce samorządu terytorialnego. Prowadzi szkolenia dla kadry zarządzającej w jednostkach administracji samorządowej z zakresu kompetencji urzędników, prawa samorządowego, sekretariatu w administracji publicznej, rekrutacji i selekcji oraz oceniania pracowników. Autorka artykułów w „Kadry w urzędzie” oraz „Benefit”.
Program: 1. Jak skutecznie zorganizować pracę w sekretariacie. Określenie wymagań i oczekiwań w stosunku do współpracowników. Określenie standardów pracy. Na co zwrócić uwagę przy organizacji biura sekretariatu?
2. Kompetencje osób zajmujących się obsługą sekretariatu. Analiza najważniejszych wymagań w stosunku do osób zajmujących stanowiska sekretarskie (asystenckie). Wskazanie standardów wykonywania pracy w sekretariatach:
- Kluczowe kompetencje,
- Rola i funkcja sekretariatu.
3. Komunikacja werbalna i pozawerbalna:
Moduł w którym zostaną poruszone najważniejsze elementy sprawnej komunikacji interpersonalnej. W trakcie tej części podczas pracy w grupach, parach i indywidualnie uczestnicy nabędą umiejętności w zakresie słuchania, dopytywania oraz formułowania precyzyjnych wypowiedzi.
- Aktywne słuchanie, precyzyjne formułowanie wypowiedzi, informacje zwrotne do współpracowników i klientów.
- Komunikacja pozawerbalna - dlaczego taka ważna?
- Błędy i bariery komunikacyjne, na co należy uważać, czego unikać.
3. Technika biurowa tradycyjna oraz prowadzenie korespondencji e – mailowej:
W tym module zostaną omówione najważniejsze zagadnienia prawidłowego prowadzenia korespondencji danej instytucji.
- Zasady redagowania pism.
- Protokoły, sprawozdania, notatki.
- Jak poprawnie konstruować wiadomości e – mailowe.
4. Prowadzenie rozmów telefonicznych. Ustalenie standardów w zakresie obsługi klientów zewnętrznych i współpracowników.
5. Zarządzanie czasem:
Czas to najcenniejszy element pracy w sekretariacie, od umiejętności zarządzania nim zależy bardzo często dobra organizacja całej instytucji. W tym module uczestnicy dowiedzą się jak planować swój czas pracy oraz jak nadzorować - monitorować czas pracy przełożonych.
- Gdzie gubię cenny czas? Organizacja pracy własnej i biura. Sprawy pilne, ważne, nieważne i mniej pilne.
- Zarządzanie pocztą elektroniczną i tradycyjną, delegowanie zadań do komórek merytorycznych, elektroniczny kalendarz przełożonych.
- Jak pracować, gdy większość działań jest nieplanowanych.
6. Savoir – vivre:
Część szkolenia poświęcona budowaniu wizerunku danej instytucji, poprzez prawidłowe przygotowanie spotkań z uszanowaniem należnego miejsca dla gości i gospodarzy. Uczestnicy dowiedzą się jak profesjonalne załatwienie spraw, ubiór, kulturalny sposób prowadzenia rozmów telefonicznych, zachowanie uprzejmości w codziennej pracy wpływają na pozytywny odbiór administracji publicznej.
- Etykieta administracji publicznej z uwzględnieniem ubioru.
- Powitanie, dbanie o dobry wizerunek instytucji.
- Precedencja – hierarchia stanowisk i funkcji.
- Organizacja spotkań z osobami o różnym statusie społecznym.
7. Trudne sytuacje w pracy sekretariatu, czyli jak zmierzyć się z codziennymi wyzwaniami stawianymi przed osobami zatrudnionymi w sekretariatach, jak asertywnie reagować na zastrzeżenia klientów i radzić sobie w trudnych sytuacjach:
- Jak radzić sobie z emocjami w stresujących sytuacjach.
- Trudni ludzie czy trudne zadania?
- Asertywność w pracy.
Świadczenia dodatkowe: W cenie materiały szkoleniowe, zaświadczenie, lunch oraz przerwy kawowe.
 

Poleć szkolenie znajomemu