Czy wiesz, że e-maile wciąż są jedną z najbardziej popularnych form komunikacji w świecie biznesu, edukacji i wielu innych sektorach? A jednak, pomimo ich powszechności, zaskakująca liczba osób nie wie, jak napisać e-mail idealny na każdą okazję. Zanim odbiorca przeczyta treść wiadomości, musi najpierw przejść przez barierę wywołaną nieprofesjonalnym adresem e-mail, źle dobranym tytułem czy błędami merytorycznymi czy stylistycznymi. Jak Chcielibyśmy Ci przedstawić proste i skuteczne porady, które pozwolą Ci opanować sztukę e-mailingu i zaimponować odbiorcom swoją zawodową i świetnie napisaną wiadomością. Czy jesteś gotów, aby zmienić swoje podejście do pisania e-maili? Zapraszamy do lektury!
Adres e-mail, czyli twoja wizytówka
No dobrze, zatem po pierwsze, na czym powinniśmy się skupić podczas dostosowywania naszego e-maila? To oczywiście adres e-mail, z którego wysyłamy wiadomość. Jaki jest więc wyznacznik profesjonalnego adresu e-mail, takiego, który będzie wpisywał się w schemat, jak powinien wyglądać e-mail, optymalny na każdą okazję? Otóż, najlepiej trzymać się swojego nazwiska, imienia lub ich kombinacji. Oczywiście, dodanie numerów czy innych dodatków jest akceptowalne, ale warto pamiętać, że trzeba zachować umiar i uczynić cały adres łatwo czytelnym.
Jak tytułować maile i na czym zaważyć
Następna sprawa, jaką trzeba rozpatrzyć podczas e-mailingu, to sposób tytułowania maili. Tutaj rodzi się pytanie: jak tytułować maile w sposób, który nie tylko zaintryguje naszego adresata, ale także sprawi, że od razu zechce dowiedzieć się, co mamy do przekazania. Otóż, dobry tytuł powinien być krótki, zawierający jedynie kilka konkretnych słów opisujących istotę treści lub pytanie poruszone w mailu.
Dobrym przykładem byłoby: ”Prośba o informację na temat rozmów kwalifikacyjnych”, “Umówienie wizyty kontrolnej” albo “Zgłoszenie do konkursu XYZ”. To pozwoli odbiorcy, już na samym początek, zrozumieć, o co chodzi w wiadomości.
Pierwsze kroki: Jak zacząć maila służbowego i pisać to co istotne
Teraz zajmiemy się kwestią, jaką często zadaje sobie każdy piszący e-mail: jak zacząć maila służbowego i jak rozpocząć oficjalnego maila. Istnieje kilka sprawdzonych metod, które pozwolą na wprowadzenie adresata w temat, takie jak:
- wspomnienie o IMC D Label
- przedstawienie się, jeśli jest to pierwsza korespondencja
- wyrażenie wdzięczności za odpowiedź (o ile wcześniej takowa nastąpiła)
Dzięki temu tworzona jest atmosfera przejrzystości i życzliwości, a mail nabiera bardziej oficjalnego charakteru.
Kolejnym krokiem w odpowiedzi na pytanie, jak powinien wyglądać e-mail, jest zawarcie w nim konkretnego i zwięzłego przekazu. Stawiamy na prostotę, unikając rozwlekłych tłumaczeń, ale też nie tracąc przy tym na precyzji języka.
Na co uważać: błędy merytoryczne i stylistyczne
Nasz e-mail już się niemal kształtuje, ale czy jest wystarczająco dobry? Sprawdźmy na dobry początek, czy nie wkradły się nam błędy merytoryczne ani stylistyczne. Przede wszystkim, bardzo ważna jest poprawność interpunkcji oraz ortografii, ponieważ pomyłki mogą sprawić, że nasz e-mail będzie postrzegany jako nieuważny czy wręcz nieprofesjonalny. Oprócz tego starajmy się uniknąć kolokwializmów lub zbyt luźnych sformułowań, szczególnie jeśli piszemy mail oficjalny.
Biorąc pod uwagę, że niekiedy trudno uniknąć swoistego żargonu czy trudnych słów rodem z branży, w której działamy, warto jednak robić wszystko, aby móc się jak najlepiej zrozumieć z naszym adresatem.
Zakotwiczonym w rzeczywistości powitanizo
To już ostatni etap, na którym musimy się skupić, aby stworzyć e-mail idealny, odpowiadający kryteriom jakości, jak powinien wyglądać e-mail. Tutaj pojawia się pytanie: co napisać zamiast pozdrawiam? W przypadku maile służbowych, warto postawić na bardziej uniwersalne pozdrowienia końcowe, takie jak (ul>
Niezależnie od tego, co wybierzemy, warto dodać swój pełny podpis, zawierający imię i nazwisko oraz funkcję czy stanowisko oraz link do strony internetowej czy profili społecznościowych.
Wskazówki dla udanej korespondencji e-mailowej
Skuteczność i profesjonalizm w korespondencji e-mailowej wymaga uwzględnienia kilku istotnych zasad. Przystąpmy zatem do analizy wybranych aspektów, które pomogą Ci stworzyć idealny e-mail i pozostawić dobre wrażenie u odbiorcy.
W swoim mailu skup się na profesjonalnym adresie e-mail, najlepiej opartym na nazwisku, imieniu lub kombinacji obu, unikając nadmiaru dodatków. Kiedy przystępujesz do tytułowania wiadomości, postaraj się, aby była krótka i trafna – zawierająca kilka słów opisujących istotę treści.
Jeśli zastanawiasz się, jak zacząć maila służbowego, warto przedstawić się, wspomnieć o poprzedniej korespondencji lub wyrazić wdzięczność za odpowiedź. Następnie postaraj się przekazać swoją myśl w sposób konkretny i zwięzły.
Pilnuj poprawności językowej oraz ortograficznej i unikaj kolokwializmów, aby mail oficjalny był odpowiednio napisany. W zakończeniu wiadomości zastanów się, co napisać zamiast “pozdrawiam” – np. “Z poważaniem”, “Z wyrazami szacunku” czy “Pozdrawiam serdecznie” – nie zapominając o podpisie z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem.
Niech te wskazówki umożliwią Ci opracowanie optymalnego e-maila, poprawiając relacje z odbiorcami, niezależnie czy to są lekarze, pracownicy firmy czy osoby, z którymi nawiązujesz kontakt służbowy. Powodzenia!
